Privatlivspolitik for P. Carl Petersens Kollegium

25. maj, 2018

P. Carl Petersens Kollegium:

P. Carl Petersens Kollegium behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter disse oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige:

P. Carl Petersens Kollegium er dataansvarlig og sikrer, at personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

  • Sekretær Bent Hansen
  • Kanderødvej 5, 4682 Tureby
  • Telefon 2213 6172
  • Mail: pcarlpetersen263@gmail.com
  • Hjemmeside: www.pcarlpetersens.dk

Behandling af personoplysninger:

Vi  behandler følgende personoplysninger:

  • Oplysninger vedr. bestyrelsen og kollegianere:
    • Almindelige oplysninger: Registrerings- og kontaktoplysninger, som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse. Gælder kollegianere.
    • Oplysninger der er tillagt højere grad af sikkerhed: CPR-nummer og bank konto information. Gælder alene bestyrelse, sekretær, og administrator.

Her indsamler vi oplysninger fra:

Oplysningerne indsamles fra kilden – bestyrelsesmedlem, ansatte, og kollegianere.

Formål med behandling af dine personoplysninger:

Vi behandler personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Fondens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • At det er nødvendigt for kontraktopfyldelse
  • Behandling af lovkrav
  • Behandling med samtykke

Formålene:

  • Formål med behandling af kollegianeres oplysninger:
    • Udfærdigelse af lejekontrakt/fremlejekontrakt.
    • Administration af deposita og månedlige huslejeindbetalinger.
    • Opfyldelse af lovkrav
    • Bogføring og regnskabsaflæggelse hos Nordea
  • Formål med behandling vedr. bestyrelsesmedlemmer og ansatte.
    • Håndtering af hverv og pligter i kollegiet (herunder Virk)
    • Kommunikation – generelt og vedr. bestyrelsesmøder og andre møder
    • Opfyldelse af lovkrav (Virk)
    • Udbetalinger af honorarer og andre godtgørelser.
    • Bogføring og regnskabsaflæggelse hos Nordea

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler oplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Håndtering af interessenternes rettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til bestyrelsens årsmøde.
  • Opfyldelse af interessenternes pligter, herunder her under indbetaling af deposita og månedlige huslejeindbetalinger.
  • Afholdelse af bestyrelsesmøder og forskellige sociale arrangementer.
  • Videregivelse af nødvendige personoplysninger til Virk og Nordea Bank

Samtykke

Oftest vil behandlingen af personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine oplysninger

Vi videregiver alene nødvendige personoplysninger til Virk og Nordea Bank i den grad det er krævet for at kunne udføre legitime opgaver

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler personoplysninger, som bestyresesmedlem, kollegianer, eller ansat:   

Bestyrelsesmedlemer og ansatte

Vi vil opbevare personoplysninger i en periode efter fratrædelse i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi almindelige personoplysninger i fem år efter fratrædelsen som krævet i bogføringsloven.

Kollegianer

Vi vil opbevare personoplysninger i en periode efter fraflytning i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi almindelige personoplysninger i fem år efter fraflytningen som krævet iht. bogføringsloven. 

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel bestyrelsesmedlemmer og kollegianere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til at få indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine oplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive klage til en databeskyttelsesmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Opdateret d. 25. maj, 2018